Blogi

Halvimman AV-tarjouksen ottaminen ei ole vastuullinen teko

Aika useasti törmätään tilanteeseen, jossa AV-tarjouksien jättävä esittää kaksi tarjousta. Toinen on alkuperäisen tarjouspyynnön mukaan täytetty ja toinen omien suunnitelmien pohjalta esitetty halvempi vaihtoehto. Tämä tarjoustapa ei yleensä kuulu julkisiin kilpailutuksiin vaan lähinnä yksityisiin ja muihin vastaaviin AV-kilpailutuksiin.

Kerron muutaman seikan, jonka vuoksi vastuullisuus unohtuu, ainakin joissain tapauksissa silloin kun liikaa tuijotetaan halvinta hintaa.

Yksittäinen ja tärkein asia AV-kilpailutuksissa on se, että yleensä asiakas on palkannut kalliilla konsultin, joka suunnittelee elinkaareen, toiminnallisuuteen ja käyttöön sopivat AV-laitteet asiakkaalle. Suunnittelu saattaa maksaa tuhansista euroista aina kymmeniin tuhansiin, riippuen kokonaisuudesta, jota ollaan suunnittelemassa. Tämä on mielestäni yksi tärkein asia, joka unohtuu suunnittelua tehdessä. 

Toinen asia on se, että halvemmassa tarjouksessa saatetaan luvata samat ominaisuudet kuin alkuperäisessä tarjouksessa lähes puolet halvemmalla. Tärkein pointti tässä onkin se, että voiko puolet halvelmpi tuote täyttää vaatimukset alkuperäisen suunnitelman tuotteelle? Mielestäni ei voi.

Kolmas asia, josta kokematon hankintapäättäjä ei vielä tässä vaiheessa tiedä, on kokonaiskustannukset. Se, että vaikka halvempi tarjous näyttää kaikin puolin ”karkilta”, eli on makeaa ja edullista, niin lopulta kokonaiskustannukset määrittelevät projektin onnistumisen. Onko hankija helpompi vain hyväksyä halvin vaihtoehto kun "säästetään" projektin kustannuksissa. 

Olen kuullut jossain kohtaa esimerkiksi korkeasta resoluutiosta eräältä asiakkaalta, että joku AV-toimittaja oli hänelle kertonut ominaisuuksiin kuuluvan kuvan räpsymisen. Eli kuva pätkii aina kun mennään korkeampiin resoluutioihin. Tämä kyseinen asiakas oli uskonut AV-toimittajaa, koska tunsivat entuudestaan ja siksi piti tätä absoluuttisena totuutena. Eihän myyjä voi asiakkaalle valehdella? Ei hyvä tavaton sentään.

Neljäntenä ja kolmatta kohtaa sivuten, halvin hinta yleensä aiheuttaa poikkeuksetta lisäkuluja milloin mistäkin asiasta. Eli kun keikka voitetaan hinnalla, sitten alkaa asiakkaalta lypsäminen mitä erikoisimmista asioista. Tässä kohtaa on ollut hauska välillä lukea hankintailmoituksia kun on erikseen kirjoitettu esimerkiksi: asentajilla tulee olla työkalut kun tulee työmaalle. Eli tämä on tiettävästi jossain kohtaa lisälaskutettu asiakkaalta, koska halvin hinta on ratkaissut.

Viidentenä halvempi tarjottu AV-tekniikka ei ole vastuullista, koska kilpailutuksessa käytetty tuotteet voivat ehkä täyttää tekniset vaatimukset mutta ei sitä, millä suunnittelija on käytön AV-järjestelmälle suunnitellut.

Halvin tarjous ratkaisee tai halvimman tarjouksen hyväksyvä hankinta kertoo yrityksen arvoista. Eli arvostetaanko laatua ja ammattitaitoa vai nähdäänkö AV vain kulueränä vai osana kokonaiskokemusta. AV-järjestelmät ovat tänä päivänä yhä monimutkaisempia kuin ennen. 

Halvin tarjous joko pyydettynä tarjouksessa tai kahdesta tarjouksesta halvimman valinta ei ole vastuullista toimintaa. 

-Jani Kittilä