Blogi

Kokoushuone maksoi 50 000 € – miksi kukaan ei silti käytä sitä?

Monessa organisaatiossa on tuttu tilanne. Rakennetaan uusi kokoushuone, isolla budjetilla. Näytöt ovat valtavat, kaiuttimet ovat laadukkaat ja kamerat seuraavat puhujia.

Tekniikka maksoi kymmeniä tuhansia euroja, koska budjettia kuitenkin löytyi. Tilanne on kuin baari illan aikana, jolloin velat muuttavat saataviksi. On siis ollut millä sijoittaa AV-järjestelmään.

Mutta muutaman kuukauden kuluttua tapahtuu jotain mystistä. Ihmiset eivät enää käytä huonetta. Sen sijaan he menevät pienempään tilaan tai pitävät Teams-palaverin läppäriltä. Onko tämä tuttua?

Miksi AV-laitteita ei käytetty tässä esimerkki tapauksessa? Koska järjestelmää ei ollut oikeasti tehty käyttäjille. On varmasti markkinoiden isoin näyttö ja ”parhaat” laitteet mutta jos näitä ei ole oikein suunniteltu käyttäjän kannalta, lopputulos voi olla todellinen pettymys.

30 sekunnin sääntö. Tämä sääntö on tiettävästi vieläkin voimassa. Jos järjestelmä ei toimi 30 sekunnissa, ihmiset luovuttavat ja lopettavat AV-järjestelmän käyttämisen.

Kosketusnäyttö, josta hallitaan tilan AV-tekniikkaa, valoja, kenties verhoja, videotykkiä ja kangasta voi olla iso hitti tai se voi olla myös iso huti. Alalla on termi ”lentokoneen ohjaamo”-kosketusnäyttö. Tämä tarkoittaa arkikielellä sitä, että tehdään liikaa toiminnallisuuksia valittavaksi tavalliselle käyttäjälle. Ei, nämä eivät toimi.

Yksinkertaisuus on avain kaikenlaiseen esittämiseen AV-laitteilla. Paras AV-järjestelmä on näkymätön, se on hyvin suunniteltu ja täysin ”plug and play”, eli kytke tietokone järjestelmään ja kaikki toimii automaattisesti.

Paras ja yksinkertaisin AV-järjestelmä on tällä hetkellä se, että asiakas kytkee USB-C laitteen kaapelilla kiinni pöytäkaivoissa olevaan liitäntään, näyttö käynnistyy automaattisesti ja kuva sekä ääni alkaa näkyä/kuulua joko Teamisissa tai paikallisessa BYOD-esityksessä (Bring your own device).

Toimivan AV-järjestelmän saa kohtuu hinnalla mutta mikäli ostajalla ei ole mitään käsitystä AV-laitteiden hinnasta/toiminnallisuudesta, voi hankinta tulla kalliiksi.

Mikäli AV-budjetti on korkea, se ei välttämättä tarkoita sitä, että saadaan automaattisesti paras mahdollinen AV-järjestelmä käyttöön. Hankinta vaatii ostajalta hieman osaamista ja tietoutta AV-laitteista/AV-järjestelmistä ja siitä mitä käyttäjät todella tarvitsevat, eivät sitä mitä ”rahalla saa”.

-Jani Kittilä