Blogi

Kun aikataulu pettää – ja syyllinen löytyy aina väärästä paikasta

Rakennusprojektien maailma on täynnä liikkuvia osia, riippuvuuksia ja väistämättömiä yllätyksiä. Silti yksi asia tuntuu toistuvan projektista toiseen: kun aikataulu alkaa venyä, katseet kääntyvät nopeasti niihin toimijoihin, jotka ovat näkyvimpiä loppuvaiheessa. Usein se tarkoittaa AV-toimittajia. Tilanne on tuttu. Rakennusurakka on jo viikkoja, jopa kuukausia myöhässä. Sähkötyöt ovat kesken, tilat eivät ole valmiita, muutostyöt jyllää, eikä järjestelmiä päästä asentamaan suunnitellussa järjestyksessä. Silti projektipalaverissa joku kysyy: “Miksi AV-kokonaisuus ei ole vielä valmis?”

Tässä kohtaa logiikka alkaa ontua.

AV-toimittajien työ sijoittuu lähes poikkeuksetta projektin loppupäähän. Heidän työnsä riippuu siitä, että tilat ovat fyysisesti valmiit: seinät suljettu, katot paikallaan, sähkö vedetty ja verkot testattu. Jos nämä edellytykset eivät täyty, ei AV-asennuksia yksinkertaisesti voida tehdä suunnitellusti – ei vaikka kuinka haluttaisiin. 

Silti juuri tässä vaiheessa syntyy helposti vääristynyt kuva tilanteesta. Koska AV on “viimeinen lenkki”, viivästykset konkretisoituvat valitettavasti heidän kohdallaan. Laitteet eivät ole paikallaan, järjestelmät eivät toimi, käyttöönotto viivästyy. Ulospäin näyttää siltä, että AV on myöhässä – vaikka todellisuudessa koko ketju ennen heitä on jo liukunut liiaksi aikataulusta. Tämä johtaa turhautumiseen. Projektipaine kasvaa, aikataulu kiristyy, ja syyllistä etsitään sieltä, missä ongelma näkyy, ei sieltä missä se syntyi. Sisustus, neuvottelutilojen kalusteet ja muut tiloihin kuuluvat tulisi olla aina valmiina ennen AV-asennuksia.

AV-toimittajille tämä on erityisen haastava asema. He joutuvat usein tekemään työnsä kiireessä, epäoptimaalisissa olosuhteissa ja muuttuvien suunnitelmien keskellä. Samalla heidän odotetaan toimittavan virheetön lopputulos – usein vielä alkuperäisessä aikataulussa, joka ei enää ole realistinen.

Olisiko aika muuttaa ajattelutapaa?

Sen sijaan, että etsitään nopeita syyllisiä projektin loppupäästä, olisi hyödyllisempää tarkastella kokonaisuutta. Missä vaiheessa aikataulu alkoi lipsua? Mitkä riippuvuudet eivät toteutuneet suunnitellusti? Ja ennen kaikkea: miten varmistetaan, että loppuvaiheen toimijat pääsevät tekemään työnsä kunnolla? Hyvä projektinhallinta ei tarkoita vain aikataulun laatimista – vaan sen jatkuvaa päivittämistä todellisuuden mukaan. Se tarkoittaa myös rehellistä viestintää ja vastuun jakamista oikeudenmukaisesti.

Koska lopulta kyse ei ole siitä, kuka saa syyt niskoilleen. Kyse on siitä, saadaanko projekti valmiiksi laadukkaasti.

Ja siihen tarvitaan kaikkia – myös niitä AV-toimittajia, jotka joutuvat kenties liiankin useasti sijaiskärsijöiksi aivan turhaan.

-Jani Kittilä