Blogi

Kun yritys suunnittelee uusia neuvottelutiloja tai päivittää nykyisiä, keskustelu alkaa usein ehkä AV-laitteista.

Tarvitaanko suurempi näyttö neuvotteluhuoneeseen? Millainen kamera hankitaan Teams-kokouksiin? Riittääkö nykyinen langaton esitysjärjestelmä? Onko MTR tarpeellinen?

Kysymykset ovat ymmärrettäviä, mutta samalla hieman harhaanjohtavia.

Harva yritys tarvitsee näyttöjä, mikrofoneja tai kaiuttimia niiden itsensä vuoksi. Todellisuudessa yritykset etsivät toimivaa kokonaisuutta, sujuvampaa viestintää kokouksissa ja tehokkaampaa työskentelyä. AV-tekniikka on vain väline näiden tavoitteiden saavuttamiseksi.

AV-alalla näkee usein tilanteita, joissa investoinnit kohdistuvat yksittäisiin laitteisiin ilman, että kukaan pysähtyy miettimään kokonaisuutta. Neuvotteluhuoneeseen hankitaan huippuluokan kokousjärjestelmä, mutta tilan äänentoisto tekee puheesta epäselvää. Vastaanottoon sijoitetaan kenties iso näyttö, vaikka sen sisältöä ei ehkä päivitetä koskaan. Toimistoon rakennetaan näyttäviä työpisteitä, mutta henkilöstöllä ei ole toimivia tiloja kokouksiin. Lopputulos on yleensä sama. AV-laitteet toimivat teknisesti, mutta työympäristö ei tue työn tekemistä parhaalla mahdollisella tavalla.

Työelämä on muuttunut merkittävästi viime vuosina. Toimiston tärkein tehtävä ei enää ole tarjota paikkaa, jossa jokaisella työntekijällä on oma pöytä. Yhä useammin toimistolle tullaan kohtaamaan kollegoita, tekemään yhteistyötä, ratkaisemaan ongelmia ja tapaamaan asiakkaita. Samaan aikaan osa osallistujista voi olla toisella paikkakunnalla tai toisessa maassa. Tällaisessa ympäristössä yksittäiset AV-laitteet eivät ratkaise mitään.

Ratkaisevaa on se, miten tila toimii kokonaisuutena. Kuuluuko puhe selkeästi? Näkevätkö etäosallistujat keskustelun luonnollisesti? Löytyykö erilaisille työtehtäville sopivia tiloja? Toimiiko AV-tekniikka ilman, että käyttäjien täytyy pyytää IT-tukea jokaisen kokouksen alussa?

Parhaissa toimitilahankkeissa AV, tietoverkot, kalusteet, valaistus, akustiikka ja tilasuunnittelu eivät ole erillisiä projekteja. Ne muodostavat yhden kokonaisuuden, jonka tarkoitus on tehdä työpäivästä sujuvampi.

Tästä syystä myös AV-toimittajan rooli on muuttumassa. Enää ei riitä, että toimitetaan laitteet sovittuna päivänä ja annetaan käyttöopastus. Yritykset tarvitsevat kumppaneita, jotka ymmärtävät, miten ihmiset työskentelevät ja miten toimitilat voivat tukea liiketoimintaa.

Lopulta kukaan ei muistele, minkä merkkinen näyttö neuvotteluhuoneessa oli tai kuinka monta kaiutinta tilaan asennettiin. Sen sijaan muistetaan, sujuivatko kokoukset, toimiko yhteistyö ja oliko työympäristö sellainen, jossa ihmiset halusivat työskennellä.

Siksi yritysten kannattaisi ostaa vähemmän tekniikkaa ja enemmän työympäristöä. Ennen kaikkea tulisi ottaa jo suunnitteluvaiheessa osaava AV-kumppani mukaan, eikä välttämättä ujuttaa tekniikan hankkimista henkilöille, jotka eivät tunne AV-teknologioita hyvin.

AV-tekniikka vanhenee vuosien aikana. Hyvin suunniteltu työympäristö tuottaa arvoa joka päivä.

Oikoluennassa on käytetty tekoälyä.

- Jani Kittilä