Blogi

Mistä tunnistaa hyvän hankintapäättäjän, joka ymmärtää AV-tekniikkaa?

Lyhyesti, alalla pitkään toimineena ja myös henkilönä, joka on tehnyt lattiatason ruuvauksesta kaikki osavaiheet suurien AV-kokonaisuuksien suunnittelusta valmiin järjestelmien käyttöönottoon ja koulutukseen. Hyvä hankintapäättäjä, erityisesti silloin, kun AV-tekniikkaa tarvitaan kriittisessä tai vaativassa ympäristössä – on paljon enemmän kuin vain talousvastuullinen ostaja. Hän on yhdistelmä teknistä ymmärrystä, liiketoiminnallista näkemystä ja ihmistuntemusta. Tällaisen henkilön tunnistaa monista hienovaraisista mutta tietyistä tärkeistä piirteistä.

Tekninen ymmärrys – ei pelkkä pintatason tieto

Hyvä hankintapäättäjä AV:ssa ymmärtää AV-tekniikkaa riittävän syvällisesti ja teknisesti. Hän ei ole insinööri tai järjestelmäsuunnittelija, mutta hän tuntee käsitteet kuten esimerkiksi videomatriisit, signaalipolut, IP-pohjaiset siirrot, IP-osoitteet, resoluutiot, latenssin, Danten, audio DSP:t ja HDMI/HDBaseT/AV-over-IP -ratkaisujen erot. Ennen kaikkea hän ymmärtää mikä kuuluu yleensä sähköurakkaan ja mikä AV-urakkaan. Hän osaa kysyä oikeita kysymyksiä:

“Millä cat6a ja suojatulla kaistalla tämä runkokaapeli kulkee?”

“Kuinka tämä integroituu meidän olemassa olevaan ohjausjärjestelmäämme tai muuten olemassa olevaan järjestelmäämme?”

“Miten redundanssi on hoidettu, jotta käyttäjän on helppo toimia?”

“Mitkä ovat järjestelmän heikkoudet ja miten ongelmat yleensä ratkaistaan?”

Hän ei hämäänny teknisistä termeistä, mutta osaa myös tunnistaa, milloin myyjää pitää haastaa syvemmälle. Toisaalta hän ei myöskään kompensoi puutteellista ymmärrystä jargonia viljelemällä – hyvä hankintapäättäjä myöntää avoimesti, jos jokin asia kaipaa lisäselvitystä.

Käyttäjän näkökulman sisäistäminen

Hyvä hankintapäättäjä ymmärtää, että AV-järjestelmän loppukäyttäjä ei ole IT-osasto tai suunnittelija – vaan yleensä kokoushuoneen käyttäjä, kouluttaja, esiintyjä tai teknikko. Hän osaa katsoa järjestelmää “maan läheisesti”:

Onko käyttöliittymä looginen? Jos en itse osaa tätä käyttää, osaako kukaan muukaan?

Onko huoneessa turhaa monimutkaisuutta ja pitäisikö tehdä asiat helpommiksi?

Onko AV-ratkaisu helposti käytettävä?

Hän ei osta pelkkiä laitteita – hän ostaa käyttökokemuksen, luotettavuuden ja sujuvan arjen. Hän ymmärtää myös käyttöympäristön realiteetit: miten tila toimii akustisesti, miten valo vaikuttaa kuvanlaatuun tai miten äänentoisto jakautuu tilassa.

Projektikokonaisuuden hallinta ja pitkäjänteisyys

Taitava AV-hankintapäättäjä näkee järjestelmän osana suurempaa kokonaisuutta – ei yksittäisinä “mustina laatikkoina”. Hän osaa keskustella:

-Laite-elinkaarista

-Integraatioista muihin taloteknisiin järjestelmiin

-Tulevista päivitystarpeista ja ylläpidosta

-Huolto- ja ylläpitosopimusten merkityksestä

Hän ei aja halvinta pikaratkaisua, vaan hahmottaa investoinnin elinkaarikustannuksia ja sitä, miten teknologia skaalautuu myös tulevaisuudessa. Hän vaatii ammattimaisen dokumentaation, pitää kiinni testauksista ja haluaa käyttöönottokoulutuksen osaksi sopimusta – eikä jätä sitä “katsotaan sitten lisätöinä, kun mikään ei toimi”-vaiheeseen.

Kokemus tuo perspektiiviä

Yksi parhaista tavoista tunnistaa hyvä hankintapäättäjä on se, että hän ymmärtää käytännön työn realiteetit. Jos hän on joskus itse ruuvannut seinälevyjä, vetänyt kaapelia, testannut signaaleja tai ollut mukana käyttöönotossa, se näkyy asenteessa: Hän ei painosta asentajia mahdottomaan aikatauluun, vaikka AV-tekniikka mitä useimmiten tulee tilan viimeisenä asennuksena, kun kaikki muu on myöhässä.

Hän ymmärtää AV-tekniikan laina-alaisuudet runkokaapeloinnista toteutukseen.

Hän tietää, että “pelkkä HDMI tai USB-C” ei ole koskaan yksinkertainen asia.

Hän ei nipistä kustannuksia AV-räkistä tai asennuksista, koska tietää niiden merkityksen kokonaisuuteen. Esimerkkinä 20€ teline palasina ja koottuna maksaa työssä enemmän kuin valmis 75€ teline.

Tällainen päättäjä saa usein myös toimittajiltaan enemmän – koska toimittajat haluavat onnistua hänen kanssaan. Hän antaa selkeät speksit, kommunikoi rakentavasti ja kuuntelee asiantuntijoita.

Kysyy enemmän kuin väittää

Huono hankintapäättäjä luulee tietävänsä kaiken ja pakottaa ratkaisut valmiiseen muottiin. Hyvä taas kysyy:

“Mitä tekisit tässä meidän tilanteessamme, kun kuva pätkii vaikkei pitäisi?”

“Onko tästä AV-kokonaisuudesta otettu kaikki käyttäjien tarpeet huomioon?”

“Mitä vaihtoehtoja olisi, jos budjetti paukkuu?”

Hyvä päättäjä myös tunnistaa sen, että halvin tarjous ei ole koskaan paras – ja joskus hyvä AV-järjestelmä maksaa enemmän kuin taulukkolaskennan mukaan “pitäisi”. Hän osaa perustella tämän rakentavasti myös organisaationsa sisällä.

Yhteistyökyky ja kommunikointi

AV-tekniikka ei yksin riitä. Hyvä hankintapäättäjä on myös henkilö, joka saa ihmiset pelaamaan yhdessä. Hän ei toimi siilossa, vaan kommunikoi koko kohderyhmän kanssa ammattimaisesti ja luotettavasti:

-Loppukäyttäjien kanssa

-IT-osaston kanssa

-Talotekniikan urakoitsijoiden kanssa

-Suunnittelijoiden ja arkkitehtien kanssa

-AV-toimittajien kanssa

Hän ei ole pullonkaula vaan sillanrakentaja, joka varmistaa, että kaikki tietävät mitä ollaan tekemässä, millä aikataululla ja millä budjetilla saadaan loppukäyttäjät tyytyväiseksi. Hän ymmärtää, että aikataulut ja budjetit voivat muuttua – mutta kommunikointi ei saa katketa missään vaiheessa.

Lopuksi: Hyvä AV-hankintapäättäjä on harvinaisen arvokas henkilö AV-projektin onnistumiselle. Hän toimii siltana tekniikan, käyttäjien ja johdon välillä. Kun hän ymmärtää AV-tekniikkaa kokonaisuudessaan, järjestelmä ei ole vain toimiva – se palvelee tarkoitustaan aidosti ja kestää aikaa. Ja ehkä tärkeimpänä: sellaisen hankintapäättäjän kanssa syntyy aito työrauha. Ei tule ikäviä yllätyksiä loppumetreillä, ei jää puutteita vastuunjaossa. Kaikki tietävät, että projekti menee suunnitellusti maaliin ja kaikki ovat tyytyväisiä – ei tuurilla, vaan ammattitaidolla.

Suurin ongelma AV-budjettien ylittämiselle on hankkijoiden osaamattomuus/kokemattomuus AV-toimituksissa.

-Jani Kittilä