Blogi

Miten neuvottelutilojen nykyaikaisuudella voi saada kustannussäästöjä?

Nykyaikainen neuvottelutilatekniikka (esimerkiksi älykkäät kokousjärjestelmät, etäkokousratkaisut, tilanhallintajärjestelmät ja taloautomaatio) voi tuoda huomattavia kustannussäästöjä monella eri tavalla. Otan kolme eri kohtaa, jossa käyn läpi mielestäni oleellisimmat kustannussäästöt koskien nykyaikaista neuvottelutekniikkaa.

Ensimmäisenä on tehokkaampi ajankäyttö. Tehokas ajankäyttö tulee siitä, että neuvottelutilan av-järjestelmä toimii helppokäyttöisesti. Helppokäyttöisyys tulee esimerkiksi niin, että kun neuvottelutilassa kytkee kaapelin av-järjestelmään, näyttö/projektori käynnistyy automaattisesti ja av-laitteet ovat heti valmiina käyttöön. Vanhanaikainen tapa on se, että käynnistetään kaukosäätimellä näyttö tai projektori. Seuraavaksi kytketään liian pitkä hdmi-kaapeli tietokoneeseen ja toivotaan että järjestelmä toimii.

Tehokkaassa ajankäytössä toimii myös mainiosti varausjärjestelmät, joissa on älyllä varustettu infra. Näin voidaan seurata ja optimoida tiettyjen tilojen käyttöä ja käyttöastetta.

Toisena kustannussäästönä energian ja ylläpidon säästöt. AV-järjestelmän käyttö voidaan ohjelmoida niin, että kun neuvottelutilaan tullaan, valot kytkeytyvät päälle, näyttö käynnistyy ja AV-järjestelmä käynnistyy käyttövalmiiksi. Sama toimii myös silloin kun tilasta poistutaan, toisin päin. Eli valot ja av-järjestelmä sammuvat automaattisesti määritellyn ajankuluttua tilasta poistumisesta. Ennen saattoi käydä niin, että laitteet kuten näytöt ja muut av-laitteet jäivät päälle viikonlopuksi, mikäli niitä ei muistanut lähtiessään sammuttaa. Lisäksi vanhat näytöt, äänentoisto ja muut av-laitteet kuluttavat virtaa paljon enemmän kuin nykyaikaiset av-laitteet. Ylläpidon säästöt tulevat siitä, että nykyaikaiset AV-järjestelmät toimivat verkossa, jolloin laitteiden käyttöasteet, huollon seuranta ja vikaantuminen pystytään nykyään toteamaan verkostosta käsin. Näin ei välttämättä tarvitse AV-huollon olla aina fyysisesti läsnä neuvottelutilassa, vaan vikaantuminen ja muut ongelmatilanteet voidaan ennakkoon etänä nähdä huollon toimesta.

Kolmantena on pitkän aikavälin investointisäästöihin vaikuttavat asiat. AV-järjestelmä tulisi aina suunnitella asiakkaiden tarpeiden pohjalta. Kuitenkin niin, että järjestelmää pystytään käytön mukaan tarvittaessa muokkaamaan. Miksi näin? Siksi, että yleensä käyttäjien tarpeet muuttuvat yrityksen toiminnan myötä. Mikäli tarjottu AV-järjestelmä on suunniteltu ilman asiakkaan muuttuvia tarpeita, tulee tämä loppuasiakkaalle todella kalliiksi, kun joudutaan koko järjestelmä uusimaan.

Julkisissa hankinnoissa ei ehkä ymmärretä elinkaariajattelua, vaan mennään ”halvin hinta ratkaisee”-menettelyllä. Tämä aiheuttaa sen, että halvin hinta ei koskaan pidä koska tulee jatkuvasti yllättäviä lisäkustannuksia asennuksissa. Halvimman hinnan ratkaisu tulee olemaan lopulta asiakkaalle todella kallis, koska laitteet eivät toimi miten oli alun perin suunniteltu. Saattavat kyllä täyttää minimivaatimuksen tarjouspyynnölle mutta se ei tarkoita sitä, että järjestelmä toimisi suunnitelman mukaisesti.

Kustannussäästöt neuvottelutilojen nykyaikaisuudella voidaan saavuttaa ottaen huomioon elinkaariorientoituneella ajattelulla, oikealla budjetilla ja oikeaa AV-teknologiaa hyödyntämällä.

-Jani Kittilä