Blogi

Viisi yleisintä virhettä neuvottelutilojen suunnittelussa

Monessa yrityksessä neuvottelutilojen uudistaminen alkaa laitteiden valinnasta. Valitaan näyttö, hankitaan joko Teams laitteisto tai erikseen kamerat ja mikrofonit sekä kilpailutetaan toteutus. Lopputuloksena saadaan teknisesti laadukas kokonaisuus, mutta käyttäjät eivät ole tyytyväisiä. Kokoukset takkuilevat, ääni ei kuulu kunnolla tai järjestelmän käyttö tuntuu hankalalta.

Useimmiten syy ei ole laitteissa. Ongelmien juuret löytyvät usein suunnitteluvaiheesta. Näemme AV-projekteissa jatkuvasti samoja virheitä, jotka olisi voitu välttää hyvällä suunnittelulla ja ammattimaisilla AV-asentajilla.

1. Tila suunnitellaan laitteiden ominaisuuksien, ei käyttäjien näkökulmasta

Yleisin virhe on lähteä liikkeelle AV-laitteiden teknologiasta. Keskustelu alkaa siitä, hankitaanko 75- vai 98-tuumainen näyttö tai mikä kameramalli valitaan. Todellisuudessa ensimmäinen kysymys pitäisi olla: miten tilaa käytetään? Eli minkälaiseen käyttöön tämä tila tulee. Onko kyseessä yksittäinen työpiste, on vieraskäyttöä ja miten käytetään.

On eri asia suunnitella tila johtoryhmän viikoittaisille kokouksille kuin asiakasesityksille, koulutuksille tai hybridipalavereille. Käyttötarkoitus määrittää sen, millaisia ratkaisuja tarvitaan. Kun käyttäjien tarpeet ymmärretään ensin, teknologia voidaan valita tukemaan niitä eikä päinvastoin.

2. Äänentoiston merkitys aliarvioidaan

Moni yritys panostaa näyttävään kuvaan, mutta unohtaa äänen. Todellisuudessa kokouksen onnistuminen riippuu enemmän siitä, mitä osallistujat kuulevat kuin siitä, mitä he näkevät. Huono äänenlaatu väsyttää osallistujia nopeasti ja aiheuttaa jatkuvia keskeytyksiä.

Erityisesti hybridityössä mikrofonien sijoittelu, tilan akustiikka ja kaiutinratkaisut ovat kriittisiä tekijöitä. Vaikka tila näyttäisi modernilta, huono ääni tekee käyttökokemuksesta heikon.

3. Kameran tai videobarin sijoittelu mietitään liian myöhään

Kamera asennetaan usein siihen kohtaan, johon se teknisesti helpoiten saadaan tai yleensä siihen kohtaan, johon asiakas sen haluaa. Joko näytön alle, päälle tai sivulle. Videobar joko näytön alle tai päälle, joskus myös pöydän reunaan.

Tämä voi johtaa tilanteeseen, jossa etäosallistujat näkevät vain osan pöydästä tai osallistujat joutuvat katsomaan näyttöä ja kameraa eri suuntiin. Aika useasti on käynyt niin, että ensimmäinen asennus ei ole se viimeisin, vaan sijaintia muutetaan käyttäjäkokemuksen perusteella myöhemmin. Modernissa neuvottelutilassa kameran, näytön ja osallistujien sijainnit muodostavat yhden kokonaisuuden. Kun katsekontakti etäosallistujien kanssa toimii luonnollisesti, kokous tuntuu aidosti yhteiseltä eikä erillisiltä lähi- ja etäkokouksilta.

4. Käytön helppous unohtuu

Jos kokouksen käynnistämiseen tarvitaan useita kaukosäätimiä, useita sovelluksia tai teknistä osaamista, järjestelmä on liian monimutkainen. Mikäli hallintapaneeli on lentokoneen ohjaamo, jossa on niin paljon nappeja ettei tiedä mistä aloittaa, ei voida olettaa kaikkien käyttäjien osaavan käyttää tälläistä AV-järjestelmää. Vielä tänäkin päivänä ole tämän kaltaisiin käyttöliittymiin törmännyt. Käyttäjät eivät arvioi AV-järjestelmän teknisiä ominaisuuksia. He arvioivat sitä, kuinka nopeasti kokous alkaa tai laitteet ovat käyttökunnossa.

Parhaimmillaan käyttäjä astuu huoneeseen, painaa yhtä painiketta tai kytkee yhden kaapelin ja laitteet käynnistyvät automaattisesti. Kun tekniikka toimii taustalla huomaamattomasti, käyttäjäkokemus on onnistunut.

5. Tilan käyttöastetta ei mietitä lainkaan

Monessa yrityksessä rakennetaan näyttävä neuvottelutila, jota käytetään lopulta vain muutaman kerran viikossa. Samaan aikaan henkilöstö varaa jatkuvasti pienet neuvotteluhuoneet täyteen tai käy hybridi- ja Teams-kokouksia avokonttorin nurkassa.

Tämä johtaa tilanteeseen, jossa kalleimmat tilat ovat vähimmällä käytöllä.

Ennen investointipäätöksiä kannattaisi selvittää:

- kuinka monta kokousta organisaatiossa pidetään päivittäin

- montako osallistujaa niissä yleensä on

- kuinka suuri osa kokouksista on hybridikokouksia

- minkä kokoiset tilat ovat jatkuvasti ylikuormitettuja

Usein yritys huomaa tarvitsevansa yhden suuren neuvottelutilan sijaan kolme hyvin varusteltua pientä tilaa.

Lopuksi

Kun käyttäjiltä kysytään, mikä tekee neuvottelutilasta hyvän, vastaukset ovat usein hyvin yksinkertaisia: kokous alkaa nopeasti, kaikki kuulevat toisensa ja etäosallistujat pysyvät mukana keskustelussa. Siksi onnistuneen neuvottelutilan tärkeimpiä tekijöitä eivät ole yksittäiset laitteet vaan käyttötarkoituksen ymmärtäminen, tarvittaessa toimiva hybridikokouskokemus, helppokäyttöisyys ja hyvä äänentoisto. Näihin panostamalla saadaan yleensä enemmän hyötyä kuin jatkuvasti uusimpia laitteita hankkimalla.

Tekstien oikoluennassa on käytetty tekoälyä.

- Jani Kittilä